Право подписи технической документации

Предлагаем рассмотреть тему: "Право подписи технической документации" с комментариями профессионалов. Мы старались разъяснить все понятным языков и полностью раскрыть тему. Внимательно причитайте статью и, если возникнут вопросы, вы можете их задать в комментариях или напрямую дежурному консультанту.

Кому принадлежит право первой и второй подписи

Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.

Право руководителя

Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:

  • ФЗ-14 «Об ООО» об этом говорит в ст. 40-3. Руководитель может, в том числе, и совершать сделки от имени Общества, т.е. подписывать не только внутренние, но и внешние документы. Здесь также уместно вспомнить и о ст. 53 ГК РФ, из которой следует, что договоры от лица фирмы подписываются ее руководством.
  • ФЗ-402 «О бухучете» в ст. 9 говорит, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является подпись лица, совершившего сделку. Положение по ведению бухучета и отчетности, утвержденное приказом №34н от 29/07/98 г., прямо утверждает право руководителя вести лично бухучет, в случае спорных ситуаций принимать единоличные решения, касающиеся учета, а также утверждать список лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов (ст. 14), т.е. фактически тот может оставить за собой право единолично подписывать их.

Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.

Права работников организации и третьих лиц

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:

  • болезнь, отпуск, командировка руководителя;
  • круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
  • значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

  1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
  2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
  3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
  4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

8 800 350 84 37

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

  • персональные данные замещающего лица;
  • перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.

Главный бухгалтер и право второй подписи

Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.

В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):

  • денежные;
  • расчетные;
  • касающиеся финансовых обязательств и кредитов.

В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.

Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.

Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.

Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.

Читайте так же:  Решение комиссии психиатрического освидетельствования

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/komu-prinadlezhit-pravo-pervoj-i-vtoroj-podpisi/

Образец приказа о наделении правом подписи

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402, каждый факт хозяйственной жизни предприятия подлежит оформлению первичным учетным документом. К первичке относятся любые бумаги, касающиеся бухгалтерского и налогового учетов:

  • счета-фактуры;
  • платежные поручения;
  • акты;
  • выписки;
  • справки;
  • товарные накладные и т. д.

Обратимся к мнению Минфина России, высказанного по этому поводу в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Согласно ему, руководитель каждой организации должен определить перечень лиц, которым будет предоставлена возможность заверения первичных учетных документов.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая принадлежит главбуху организации. При необходимости директор предприятия определяет, кому следует делегировать заверение тех или иных бумаг. В основном оно предоставляется сотрудникам, которым по долгу службы приходится часто работать с первичкой: руководители обособленных подразделений и филиалов, работники бухгалтерии, сотрудники экономических отделов и т. д. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, возможность подписания бумаг не предоставляется.

При необходимости делегировать полномочия руководитель решает, каким образом предоставить своему сотруднику право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • при помощи доверенности на подписание первички;
  • утверждением специального распоряжения.

Теперь разберемся, в каких случаях нужно составлять доверенность, а в каких — издавать приказ.

Доверенность

Уместна в тех случаях, когда бумаги подписываются не только внутри предприятия, но и в других местах. Например, при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером банковской выписки и т. п.

Приказ

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Порядок передачи права подписи

Наделение сотрудника данными полномочиями оформляется следующим образом.

В образец приказа о предоставлении права подписи вносятся все необходимые реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата составления;
  • наименование компании;
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части образец приказа на право подписи документов должен содержать данные сотрудника (или сотрудников, если приказ касается нескольких лиц):

  • должность;
  • Ф.И.О.;
  • список документов, которые имеет право подписывать сотрудник;
  • виза руководителя;
  • образец подписи уполномоченного лица.

С данным решением следует ознакомить сотрудника. Он должен расписаться в знак ознакомления с ним и выразить согласие с передаваемыми ему обязанностями. Поскольку унифицированной формы приказа на данный случай не существует, вы можете самостоятельно разработать бланк, ориентируясь на наши образцы, и использовать его в работе.

Источник: http://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-prikaza-o-nadelenii-pravom-podpisi

Доверенность на право подписи документов от юридического лица. Образец и бланк 2020 года

Документы от имени фирмы могут быть подписаны не только руководителем, но и иными физическими лицами независимо от того, являются ли они штатными сотрудниками этой фирмы или нет. Но вот действительными такие первичные документы с юридической точки зрения будут считаться только в том случае, если юридическое лицо правильно оформил передачу права своей подписи уполномоченному лицу.

Что такое доверенность на право подписи документов?

Документом, который подтверждает полномочия представителя действовать от имени юридического лица, является доверенность. Она нужна в каждом случае, когда от имени компании выступает лицо, не являющееся ее законным представителем. Без доверенности вправе действовать только ее руководитель или иной представитель, имеющий на это право в соответствии с уставом организации, учредительными документами или в силу закона.

Образец доверенности на право подписи документов от юридического лица 2020 года

Особенности

Документальное оформление передачи права подписи первичных документов может быть произведено в двух формах в виде приказа или доверенности. Также передачу права подписи можно оформить и в той и в другой форме одновременно.

Приказом юридическое лицо можно оформить только тому лицу, который является штатным сотрудником организации (работающим на основании трудового договора). В остальных случаях передача права подписи подтверждается путем выдачи доверенности тому, кому передается это право.

Если право своей подписи передает индивидуальный предприниматель, но передача должна производиться строго по доверенности, вне зависимости от того, работает физическое лицо в штате предпринимателя или нет (приказ не составляется).

Еще одним важным условием для ИП является необходимость подтверждения права подписи нотариально. Первичные документы, имеющие подпись по доверенности, не заверенной нотариусом, будут считаться недействительными. Значит, контрагенты, получившие такие документы, не смогут отразить их в налоговом и бухгалтерском отчете.

Организациям же не надо заверять у нотариуса доверенности, выдаваемые определенным лицам при предоставлении права подписи в первичных документах.

Как правильно составить доверенность на право подписи документов от юридического лица?

Форма доверенности является произвольной. Документ, оформляемый от имени организации в соответствии с положениями Гражданского кодекса, должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Источник: http://ip-shnik.ru/dogovor/doverennost-na-pravo-podpisi-dokumentov-ot-jur-lica-obrazec-i-blank-2019-goda/

Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской «первички»

В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. «Как правильно делегировать право подписи гражданско-правовых договоров и кадровых документов»). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.

Читайте так же:  Особенности судебного разбирательства в отношении несовершеннолетних

Подписание и отправка налоговой отчетности

Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи 29 НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):

  • доверенность оформляется в письменной форме;
  • доверенность подписывается руководителем организации;
  • в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
  • срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
  • образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
  • доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.

Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57, письмо ФНС России от 16.10.13 № ЕД-4-3/[email protected]).

Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи 80 НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).

Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. 80 НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.

Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.

Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через «Контур.Экстерн» сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Получение электронных документов из ИФНС

В пункте 3 статьи 80 НК РФ перечислены категории налогоплательщиков, которые обязаны представлять налоговую отчетность только в электронном виде через оператора электронного документооборота (ЭДО). Так, все плательщики НДС должны сдавать декларации (расчеты) по этому налогу исключительно в электронной форме, вне зависимости от масштаба бизнеса и количества сотрудников. Что касается отчетности по другим видам налогов, то ее необходимо представлять в электронном виде по ТКС, если среднесписочная численность работников налогоплательщика превышает 100 человек.

Для названных участников электронного документооборота в Налоговом кодексе установлены дополнительные обязанности (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Так, они должны обеспечить возможность получения от налоговых органов любых документов в электронной форме по ТКС (для этого нужно заключить договор с оператором электронного документооборота и иметь сертификат ключа проверки электронной подписи). Кроме этого вышеуказанные налогоплательщики обязаны направлять инспекторам квитанции о приеме полученных от них документов.

При этом Налоговый кодекс прямо разрешает делегировать названные обязанности уполномоченному лицу. Для этого в инспекцию по месту учета необходимо предоставить не только договор с оператором, но и документы, подтверждающие право представителя получать документы от данного налогового органа. Если же представителем является организация, а налогоплательщиком — физическое лицо, то в общем случае в инспекцию нужно предоставить еще и бумаги, подтверждающие право самого налогоплательщика на получение документов от ИФНС (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). В этом случае именно уполномоченное лицо будет отвечать за прием информации от налоговиков и направление им квитанций.

О том, как оформить доверенность для такого делегирования, статья 23 НК РФ умалчивает. А значит, применяются общие правила составления доверенности, о которых мы говорили выше.

В то же время в пункте 5.1 статьи 23 НК РФ перечислены дополнительные действия по уведомлению инспекторов об уполномоченном лице. Так, копию доверенности на лицо, которому переданы функции по «электронному общению» с налоговиками, нужно передать в налоговый орган в течение трех рабочих дней с момента ее оформления.

Сдавать отчетность за клиентов через «Контур.Экстерн»

А если указанные полномочия делегированы организации (например, обслуживающей бухгалтерии), то дополнительно необходимо сообщить о том, какое именно физическое лицо будет действовать от имени уполномоченной организации (если это физлицо не является ее руководителем). В случае, когда «электронной перепиской» с налоговиками будет заниматься не руководитель, а другой сотрудник уполномоченной организации, помимо прочего потребуется документ, подтверждающий полномочия этого работника (то есть нужно будет оформить еще и доверенность от имени уполномоченной организации на работника этой организации). Копию такой доверенности можно передать в инспекцию лично или через представителя, либо направить в электронной форме через оператора электронного документооборота. В последнем случае документ представляется в виде отсканированной копии (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Читайте так же:  Как оспорить судебный приказ о взыскании задолженности

Подписание счетов-фактур

Видео (кликните для воспроизведения).

Пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит, что «бумажный» счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Но тут же делается оговорка: либо иных уполномоченных лиц. Однако не уточняется, за кого именно уполномоченное лицо может подписывать счета-фактуры — за руководителя или за главного бухгалтера. А значит, уполномоченному лицу можно передать право проставлять в счетах-фактурах обе подписи. Справедливость такого вывода подтвердил Минфин России в письме от 21.10.14 № 03-07-09/53005 (далее — письмо № 03-07-09/53005; см. «Лицо, наделенное правом подписи на основании доверенности, может подписывать счета-фактуры как за главбуха, так и за руководителя»).

Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи 169 НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи 169 НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.

Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).

Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.

Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Подключиться к системе для обмена электронными счетами-фактурами

В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.

Подписание первичных и денежных документов

Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.

Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.

Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.

Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; см. «Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать»). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.

Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».

Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.


Источник: http://www.buhonline.ru/pub/beginner/2016/11/11656

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

Читайте так же:  В случае замены судьи судебное разбирательство

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

  • специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
  • менеджеры и начальники отделов продаж,
  • водители-экспедиторы,
  • логисты,
  • сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

  • составление специальной доверенности,
  • написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

  • номер приказа,
  • дату составления,
  • название компании,
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

  • должности,
  • фамилии-имени-отчества,
  • списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-na-pravo-podpisi-pervichnyh-dokumentov/

Образец приказа о наделении правом электронной подписи по ФЗ-44

В работе любой компании предполагается ведение электронного документооборота, который невозможен без электронной цифровой подписи (ЭЦП). Обычно она выдается руководителю организации или его представителю, но фактически ею пользуются должностные лица, отвечающие за формирование и заверение документов, отчетности и т.д. Для передачи права подписи от руководителя к сотруднику желательно использовать специальный акт, который в дальнейшем можно использовать для защиты интересов или опровержения факта компрометации ключа ЭЦП.

Зачем и как передать право подписи

Федеральный закон 63 наделяет полной юридической силой только квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая создается при помощи сертифицированных средств криптографической защиты. Она приравнивается к собственноручной подписи, поэтому владелец несет ответственность за ее хранение и использование. Квалифицированная электронная подпись обычно используется для заверения внутренней и внешней документации компаний, отчетности, подписания юридических документов и т.д. Выдается она удостоверяющим центром (УЦ) руководителю организации или его представителю (по доверенности).

Согласно действующим положениям законодательства РФ, все официальные документы, имеющие юридическую силу, должны быть подписаны только руководителем. Статус генерального директора закреплен Гражданским Кодексом и Федеральным Законом под номером 43 и 208. Но генеральный директор фактически не имеет физических возможностей отслеживать весь документооборот, поэтому часто передает право подписи одному или нескольким лицам.

Читайте так же:  Срок рассмотрения жалобы поданной на суд

Для передачи права подписи руководитель обязан определить:

  • перечень лиц, кому будет доступен закрытый ключ ЭЦП;
  • вид передаваемой ЭЦП;
  • список полномочий и обязанностей доверенных лиц;
  • порядок ознакомления доверенных лиц с мерами безопасности, связанными с хранением и использованием ЭЦП.

Руководитель имеет право передать право подписи только для определенных документов и делегировать полномочия на основании приказа или доверенности.

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное разрешение представлять интересы юридического лица любой формы перед третьими лицами.

Налоговое делегирование

Ст. 80 п.5 Налогового Кодекса РФ говорит о правилах подписания налоговой отчетности. Декларации и расчеты должны быть подписаны налогоплательщиком или его представителем. Иные должностные лица, включая главного бухгалтера, имеют право подписания данных документов только при наличии доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего Гражданского Кодекса.

Налоговый Кодекс не запрещает передачу копии доверенности по телекоммуникационным каналам сети (ТКС). Но т.к. доверенность является юридически значимым документом, то пересылать оригинал в электронном виде нельзя (согласно письму ФНС от 10.08.2016 г. под номером 4-11/14578). В налоговую инспекцию необходимо предоставить документ с реквизитами доверенности вместе с подачей декларации.

Также данные об оформленной доверенности предоставляются в налоговую инспекцию в течение 3 рабочих дней после ее подписания. Документы разрешено передавать лично или по каналам ТКС в виде сканов, заверенных ЭЦП (квалифицированной подписью).

Три правила при составлении приказа

Требования к составлению доверенности или приказа указаны в ст. 185-186 ГК РФ. Распространяются они и для доверенности на передачу права подписи ЭЦП. Документ должен обязательно содержать:

  • дату составления: дата окончания действия документа проставляется только в случае, если доверенность действительна меньше года;
  • полная информация об уполномоченном представителе налогоплательщика, которым может выступать стороннее физическое лицо, другая организация или сотрудник компании.

Если акт о передаче права подписи выдается нескольким людям, то прописывают отдельно полномочия для каждого лица. В одном акте можно указать сразу несколько человек.

Правило первое

Универсальные правила оформления документа по передаче права подписи действительны только при подписании кадровой документации и налоговой отчетности, а также для внутрихозяйственной деятельности. Приказ должен иметь письменную форму и заверен нотариусом в случаях, если:

  • в роли доверителя выступает ИП;
  • документ предназначен для заключения сделок, требующих нотариального заверения;
  • документ предназначен для заключения сделок с недвижимостью.

В остальных случаях для признания юридической силы документа можно ограничиться печатью и подписью руководителя.

Правило второе

Федеральное и Гражданское Законодательство не определяет единую верную форму документа, поэтому организация вправе разработать свой шаблон или образец и использовать его в дальнейшем для работы. Данный шаблон не нужно утверждать отдельным внутренним приказом, т.к. он не относится к первичным учетным документам.

Правило третье

Доверенность или приказ, составленные в письменной форме, должны обязательно содержать:

  • дату выдачи;
  • подпись руководителя;
  • реквизиты компании и ее организационно-правовую форму;
  • полные ФИО уполномоченного сотрудника;
  • паспортные данные, включая номер государственного подразделения, выдавшего паспорт.

Образец подписи, контактные данные и срок действия доверенности не относятся к обязательным реквизитам и указываются по желанию сторон.

Образец документа

Он подходит для передачи подписи фирмы, предприятия, организации. ЭЦП компании может быть доступна для одного или нескольких лиц, каждый из которых обязательно указывается в приказе.

В шапке «Приказа о наделении правом электронной подписи» (образец по 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг» от 05.04.2013 г.) может дополнительно проставляться ссылка на требования ФЗ-63 «Об электронной подписи». Также можно указать на производственную необходимость передачи права подписи, соответствующую требованиям ст.312.1. Трудового Кодекса РФ.

В теле приказа указывают:

  • сотрудников, которые наделены правом подписывать ЭЦП электронные документы;
  • необходимость соблюдения требований ФЗ-63;
  • ответственность за сохранение в тайне закрытых ключей ЭЦП;
  • контактные данные и ФИО лица, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

Обычно этой информации достаточно, а в конце документ заверяется печатью и подписью руководителя.

Правила оформления

Приказ о наделении правом электронной подписи или доверенность на передачу полномочий должна быть оформлена на бланке организации в соответствии с правилами делопроизводства. Поскольку определенных требований к содержанию и оформлению нет, организации должны придерживаться общих правил составления подобных документов.

Распоряжение будет иметь юридическую силу только при наличии даты составления и подписи руководителя. Т.к. сроки действия ЭЦП не превышают одного года, то доверенность автоматически теряет силу через год. В случае если полномочия лица распространяются на меньшее время, лучше указать дату окончания действия приказа.

Для большей безопасности можно также указать сферы, в которых уполномоченное лицо имеет право применять ЭЦП, а также обязанности и ответственность конкретного сотрудника по сохранению закрытого ключа ЭЦП в тайне.

Если со временем полномочия сотрудника расширились и появились новые обязанности, то они отражаются в дополнении к действующему приказу. После ознакомления с приказом сотрудник обязан поставить подпись и дату.

Приказ или доверенность о наделении правом электронной подписи не имеет определенных требований со стороны Федерального Законодательства, но необходим внутри компании для распределения обязанностей между сотрудниками и передачи права использования ЭЦП. Документ должен содержать не только данные организации, но и дату составления, информацию о доверенном лице, сроки действия приказа и список полномочий представителя компании. Заверяется приказ всегда личной подписью руководителя. Если ЭЦП будет использована для подписания налоговой документации, то копию доверенности необходимо отправить в ФНС. Уведомлять о передаче права подписи иные службы или контрагентов не нужно.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://myedo.ru/elektronnaya-podpis/dokumenty/prikaz-o-nadelenii-pravom-elektronnoj-podpisi-obrazec-po-44-fz

Право подписи технической документации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here